作者|華仁道智庫
來源|華仁道話
“老師,先教教我們怎么開會,尤其是經(jīng)營分析會。”
這是這幾年入企輔導(dǎo),老板們最經(jīng)常講的一句話。
很多上規(guī)模的企業(yè)體系復(fù)雜,事業(yè)部多,會議效率非常低,尤其經(jīng)營分析會,會上各講各的,雞同鴨講,各自為戰(zhàn)。
開會本身就是一種能力,經(jīng)營分析更是一種能力,只有統(tǒng)一共識,整個組織才能產(chǎn)生協(xié)同效應(yīng)。
今天我們就只從經(jīng)營分析會的表現(xiàn)形式上,幫大家理一理,經(jīng)營分析會有哪些需要注意的點,看看你們有沒有中招。
1、做經(jīng)營分析的時候,要不要使用形容詞?
很多公司的經(jīng)營分析會上,有不少形容詞。
比如,在現(xiàn)狀分析的時候,經(jīng)常聽到“這個月的業(yè)績提升很快”“銷售收入大幅下降”“環(huán)比下降明顯”。
進(jìn)行根因分析的時候,經(jīng)常說“人員不夠穩(wěn)定”“產(chǎn)能影響程度很小”“故障頻次比較高”“沒有及時進(jìn)行處理”“耽誤時間比較長”,在行動計劃中,經(jīng)常有“加強(qiáng)操作規(guī)范的宣貫”“進(jìn)一步提升研發(fā)投入”。
所有提及到的這些情況是不是真實存在的呢?也是,但定位不了問題,解決不了問題。
經(jīng)營之父稻盛和夫先生在六項精進(jìn)中提到“努力向上提升,哪怕只是一寸”“要每天反省”,你看,稻盛和夫也要用“一寸”和“每天”這樣的量化詞語。
因為沒有量化就沒法跟蹤,沒法跟蹤就不能管理,只有量化的指標(biāo)才能幫助業(yè)務(wù)進(jìn)行問題定位和糾偏,更容易跟進(jìn)和評估,更容易識別出重要程度。
2、匯報的時候,要不要讀PPT?
有些公司在開經(jīng)營分析會的時候,都變成了秀片現(xiàn)場。
會議一開始,匯報的人就開始興致勃勃的“分享”PPT,洋洋灑灑幾十張,所有內(nèi)容事無巨細(xì)全講一遍。因為根本抓不到重點,所以臺下的參會者很少有人能提出問題,偶爾老板會拋幾個問題。
大部分的參會者只是“聽”會者,不是“與”會者,開兩天的會,經(jīng)營分析會的“評審”價值很難實現(xiàn),這樣的經(jīng)營分析會肯定是沒有輸出成果的。
3、分析數(shù)據(jù)后,要不要拿出結(jié)論?
大部分公司在開經(jīng)營分析的時候,也會做數(shù)據(jù)分析的報表,但大多數(shù)時候是報表多于結(jié)論,甚至沒有結(jié)論。
通過數(shù)據(jù)報表的分析,結(jié)論是什么呢?基于這些結(jié)論,可以識別出哪些問題呢?這些問題的具體原因是什么?基于這些問題和原因,我們又應(yīng)該采取什么樣的行動呢?基于這些行動,需要公司配置哪些資源呢?
只有通過數(shù)據(jù)得出結(jié)論,分析出問題,管理團(tuán)隊才能評審,公司才能知道如何解決問題,投入資源,閉環(huán)差距。
4、開完會,要不要輸出?
經(jīng)營分析會的目的,是為后續(xù)M+3(未來三個月)的關(guān)鍵行動計劃做評審,來保障目標(biāo)達(dá)成。
所以,經(jīng)營分析會是M+3目標(biāo)達(dá)成的關(guān)鍵控制點,也是M+3關(guān)鍵行動計劃的起點。
經(jīng)營分析會的輸出,是對會議內(nèi)容的總結(jié),更重要的是對下一階段工作任務(wù)的指示。
我們經(jīng)常講,經(jīng)營分析會是作戰(zhàn)指揮會,如果開完會了沒有輸出,如何判斷大家達(dá)成了共識呢?如何指導(dǎo)作戰(zhàn)呢?
5、分析根因的時候,只有客觀原因,行不行?
有些企業(yè)的經(jīng)營分析報告上,在差距原因分析這個部分,會有這樣的原因:“競爭環(huán)境激烈”“市場上原材料成本上漲”“市面人工成本上漲”“政策影響”“客戶要求更改訂單”“口徑不一致”“財務(wù)沒有提前提供數(shù)據(jù)分析”“人事沒有招到合適的人員”。
甚至有些企業(yè)經(jīng)常會把一件事沒干好的根因歸咎于:人不行,所以措施是要換人。
何謂根因呢?根因是能通過主動改變就能影響結(jié)果的,是主觀的,不是客觀的。
事情沒做成,大家就認(rèn)為是人的能力不行,要換人。
請問,這個崗位上的人沒做成這件事,排除掉事情本身的原因外,說明這個人的能力和崗位不匹配,那么,不合適的人,為什么到了這個崗位呢?
人崗不匹配,說明選人的時候就出了問題。
所以,根因不是人的能力不行,而是企業(yè)的選人和用人的機(jī)制出了問題。
這就是根因分析,要刨到根上,要找主觀的、找自身可控的、找可以通過自身的努力就可以改變的。
大家自檢,如果在你們公司的經(jīng)營分析會上,找到的根因都是別的部門的問題,外部環(huán)境的問題,而找不到自己的問題,那就說明這個根因沒找對,不是根因。
6、制定的行動計劃,要不要事無巨細(xì)?
經(jīng)營分析會上經(jīng)過評審的行動計劃,是實現(xiàn)M+3目標(biāo)的關(guān)鍵行動計劃,重點是“關(guān)鍵”,切忌把所有日常的工作都堆到行動計劃里。
哪些是達(dá)成目標(biāo)的、關(guān)鍵性的行動計劃,哪些是日常的工作內(nèi)容,這兩者要非常需明確的區(qū)分開來。
M+3關(guān)鍵行動計劃,原則上不要超過3項,最多不要超過5項目。
如果超過5項,說明不夠關(guān)鍵,你沒抓到重點。
同時,每一項都要有明確的完成時間、責(zé)任人,識別“關(guān)鍵”的目的也是為了幫助團(tuán)隊更好的聚焦,不要眉毛胡子一把抓。
1、做好數(shù)據(jù)分析
數(shù)據(jù)分析是管理層理性決策的基礎(chǔ),經(jīng)營分析前要有數(shù)據(jù)分析作為支撐。
數(shù)據(jù)有三個維度:財務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、行為數(shù)據(jù)。
2、根據(jù)數(shù)據(jù)分析,深度解讀數(shù)據(jù)
數(shù)據(jù)是業(yè)務(wù)產(chǎn)生的,所以真實、客觀的數(shù)據(jù)本身其實就能映射業(yè)務(wù)的本質(zhì)。
所以,經(jīng)營分析會上,要重點關(guān)注數(shù)學(xué)題,通過分析數(shù)據(jù),識別差距,并準(zhǔn)確的定位問題,為進(jìn)一步尋找根因做好鋪墊。
3、差距的根因分析要徹底
通過分析數(shù)據(jù),識別出差距后,要回溯復(fù)盤經(jīng)營過程的實際場景,尋找產(chǎn)生差距的原因,原因要盡可能具體、清晰、直接。
4、基于根因,確認(rèn)相關(guān)責(zé)任部門、責(zé)任人
華為認(rèn)為,最終一定是找到機(jī)制、流程、制度和能力方面的原因,根因才算找到了。
找到了根因,相應(yīng)的,就要評估、確認(rèn)造成原因的責(zé)任部門和責(zé)任人,并與責(zé)任部門、責(zé)任人共同確認(rèn)改善的建議和行動。
同時,要識別出,哪些事項在目標(biāo)達(dá)成過程中是有效的,哪些是無效的;哪些是需要在M+3的計劃中繼續(xù)做的,哪些需要改善的,哪些是需要立即停止的。
5、制定行動計劃并分類,輸出可執(zhí)行的關(guān)鍵行動計劃
根因分析后,部門內(nèi)部及跨部門之間,要制定完善的行動計劃,并對其進(jìn)行分類,形成M+3關(guān)鍵行動計劃。
1、輸出關(guān)鍵行動計劃的完善建議
經(jīng)營分析的目的,是評審M+3關(guān)鍵行動計劃的合理性、有效性,以保障目標(biāo)的順利達(dá)成。所以,會上要評審,要針對各個模塊的經(jīng)營分析報告,輸出評審意見,以及關(guān)鍵計劃的改善建議,為下階段的工作內(nèi)容提供實質(zhì)的支持和幫助。
2、輸出部門內(nèi)外部溝通專題會
在做經(jīng)營分析的時候,我們會發(fā)現(xiàn)各個部門之間可能會存在一些共性的問題。
這些共性的問題,就需要開展相應(yīng)的專題會(包含完成時間、責(zé)任人),通過部門內(nèi)部或者外部的溝通,輸出相應(yīng)的內(nèi)部流程,即管理辦法、制度流程等,這樣就能批量的解決問題。
另外,針對某個項目,或者某個偶然時間的集中性溝通專題會,目的相對比較簡單,就是解決問題。
3、輸出會議決議
會議決議,就是會議最終的決策結(jié)論,包括會上所確認(rèn)的規(guī)則、要求、口徑、時間、責(zé)任人等方面的決議,目的是明確規(guī)則,去除歧義,統(tǒng)一共識,避免會后扯皮。
4、輸出最終關(guān)鍵行動計劃
高管給出關(guān)鍵行動計劃的完善建議后,各模塊要結(jié)合高管的建議和意見,完善后的M+3關(guān)鍵行動計劃,最后需要經(jīng)管理層確認(rèn),并簽署發(fā)布、執(zhí)行。
有輸入就要有輸出。
5、輸出關(guān)鍵行動計劃執(zhí)行情況
在M+3關(guān)鍵行動計劃確認(rèn)后,要嚴(yán)格按照關(guān)鍵行動計劃所要求的完成時間、關(guān)鍵節(jié)點,監(jiān)督責(zé)任人的關(guān)鍵行動計劃執(zhí)行情況,并依據(jù)完成時間反饋給相應(yīng)責(zé)任人,并在下月度的經(jīng)營分析會上進(jìn)行回顧和反思。
6、輸出經(jīng)營分析會復(fù)盤經(jīng)驗
在開始下月度的經(jīng)營分析會的時候,上會先要對上月度的關(guān)鍵行動計劃執(zhí)行情況進(jìn)行復(fù)盤,以識別哪些關(guān)鍵行動計劃是有效的,哪些是無效的,提煉最佳實踐和最寶貴的教訓(xùn)。
做的好的地方,需要進(jìn)一步提煉總結(jié),沉淀成為最佳實踐,以協(xié)助團(tuán)隊更好的復(fù)制和借鑒。
做的不好的地方,同樣需要將過往已經(jīng)“買單”的教訓(xùn)進(jìn)行整理,尋找應(yīng)對改善方案,避免同類事件的發(fā)生。